La firma tiene una importancia primordial para las buenas relaciones en los negocios y en la familia. Hasta que llegaron los avances digitales una firma era el nombre y/o apellidos escritos por una persona de su propia mano en un documento, con o sin rúbrica, para darle autenticidad o mostrar la aprobación de su contenido. No obstante cuidadito, es muy importante distinguir entre firma solidaria, mancomunada y mixta.
En este post aclararemos dichos conceptos por el bien de una empresa sana y una familia unida. Juntos, pero no revueltos…
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El sacrilegio de la firma de un Velázquez, el Tratado de Roma firmado en blanco y otras firmas para no enfadarse con la familia
Si Velázquez levantara la cabeza, se troncharía de risa ante la agatización de su obra maestra “Las Meninas”. La idea surgió del maquiavélico artista que firma esta columna. La chorrada que fusiona lo clásico con lo “kitsch” se ha convertido en admiración de mis invitados más transgresores, mientras los más academicistas lo tachan de sacrílego. Evidentemente mi firma no puede compararse con la de un genio como Velázquez. Lo mismo ocurre ante las decisiones empresariales, políticas, económicas o familiares, según quien las firmen, tendrán distinto desenlace y matiz. ¿Cañones o mantequilla?, ¿reparto de dividendos o dotación a reservas?, ¿Confinamiento o supervivencia económica?
El poder de la firma legal
En el caso de la compra venta de un inmueble, para actuar como representante legal del resto de propietarios, es requisito indispensable un poder notarial, es decir, una persona podrá suscribir la compra venta de un inmueble en representación de otros propietarios, siempre que lleve un documento autorizado por las otras partes con sus respectivas firmas para realizar dicha operación. Si acude al notario, a firmar las escrituras públicas a su nombre, y luego en casa, pone a bolígrafo “en representación del resto” se considerará que no tendrá ninguna validez legal. Si encima el firmante ha fallecido, en caso de que exista un documento privado no elevado a público, se tendrá que demostrar la autenticidad de la firma del finado.
En conclusión, «una anotación en una escritura a bolígrafo posterior al acto notarial, tiene el mismo valor legal que firmar como “el Príncipe de BECKELAR” o “nombrar herederos de propiedades en la LUNA, MARTE Y SATURNO”, bromea el abogado José Rey al ser preguntado por el asunto.
Por su parte, el experto José Antonio de Echagüe Méndez de Vigo añade: “Cabe firmar en nombre de X en calidad de “mandatario verbal”. Pero en tal caso el notario dará un plazo al mandante X para que ante el mismo u otro notario o fedatario ratifique lo firmado por su mandatario”.
Firmando juntos, pero no revueltos…
Los accionistas y los puestos de dirección de una empresa pueden firmar según la relación con la misma, el puesto de trabajo o su porcentaje de participación. En la práctica empresarial existen distintos tipos de firmas: la Firma Solidaria se utiliza para gestores que puedan decidir de forma personal ante determinadas situaciones, ya que cada interviniente puede operar de forma independiente sin necesidad de la firma del resto. Se emplea, por ejemplo, para gestionar cuentas bancarias hasta un límite marcado en un procedimiento.
José Antonio de Echagüe Méndez de Vigo explica: “En caso de firma solidaria todos los que la poseen se solidarizan con lo acordado con su firma por cualquiera de ellos. Caso curioso: si Juan y Antonio tienen firma solidaria, Juan me contrata hoy, y Antonio me despide mañana, ambos actos en principios son formalmente válidos”.
La Firma Mancomunada implica la firma de todos los intervinientes mancomunados para poder operar con las cuentas. Es decir, es necesaria la firma de todos los interesados para aprobar la transacción.
José Antonio de Echagüe Méndez de Vigo matiza: “Si son varios apoderados puede ser poco práctico. Cabe la firma mancomunada dos a dos cuando la detentan más de dos apoderados. Si, por ejemplo, son cuatro, basta la firma de dos cualesquiera, lo que, si las matemáticas no fallan quiere decir que hay seis posibles combinaciones de dos firmantes”.
También existe la Firma Mixta, es decir, Firmas Solidarias con límite de importe a partir del cual es necesaria una Firma Mancomunada. Este último sistema es lo más correcto para el caso de empresas familiares donde existen unos gestores en el día a día que tienen que lidiar con gastos corrientes. Otro asunto, son los gastos extraordinarios que suponen inversiones relevantes, y la aprobación por parte de los accionistas principales.
Firmar mejor en azul, firmas digitales y otras picardías
Por cierto, se recomienda firmar con bolígrafo azul para que no haya dudas. Se puede firmar con una rúbrica personal, un garabato con el nombre y/o el apellido. En el caso de analfabetos o situaciones similares puede firmarse con la huella dactilar, poniendo una X, o mediante testigos. Hasta hemos descubierto, un señor australiano que ha decidido firmar con un dibujo de un pene, y litiga para que la Justicia se lo admita en todos los documentos públicos.
Al respecto, José Antonio de Echagüe Méndez de Vigo explica: “No es obligatorio que la firma tenga un color determinado, aunque sí aconsejable lo del color azul. Hay que tener en cuenta que con el ordenador las firmas pueden estar ya pre impresas incluso en colores, lo que plantea dudas sobre su validez. Hace tiempo era frecuente la firma (no solo antefirma) estampada mediante sello de caucho, sobre todo en el mundo empresarial. En general se discutía su valor legal, pero por ejemplo los bancos la admitían en la práctica en cheques, talones, letras y pagarés.
Y no olvidar que desde hace ya años y cada vez más se extienden las firmas digitales que son de uso frecuente no solo para declaraciones fiscales sino en contratos públicos y mercantiles, recursos, instancias, facturas, etcétera. La firma digital más utilizada es la que proporciona la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. No solo se utiliza para firmar documentos o declaraciones públicas, puede utilizarse para firmar documentos privados con pleno valor legal. Existen otras firmas digitales gestionadas por ciertas entidades privadas. Así, las Cámaras de Comercio hace años que las pusieron en marcha con desigual fortuna. Algunas siguen existiendo.”
Nuevos tiempos y nuevos retos
La sociedad avanza hacia un nuevo modelo donde la transparencia imperará en las decisiones. En dicho proceso -sin marcha atrás- acaba de entrar en vigor, a partir del pasado 14 de abril de 2020, un nuevo requisito para las empresas: el registro retributivo que supondrá Multas de entre 625 y 6.250 euros si tu empresa no lo elabora.
¿Son justos los sueldos en tu empresa?
El asunto no es baladí porque se tendrá también que dar cuenta de dicho registro en las juntas de accionistas. Lo cual puede acarrear desvelar datos desconocidos hasta el momento por ocultación o por miedo a preguntar sobre la verdad de las tripas del sistema de remuneración de familiares y directores. En unos casos mal pagados, y en otros con puestos de conveniencia con sueldos de ministro. Si se reparten beneficios, todo el mundo transige, pero qué ocurre en época de vacas flacas.
José Antonio de Echagüe Méndez de Vigo explica: “Sería muy conveniente que los accionistas se interesasen por las retribuciones reales de los Administradores y Directivos de la empresa, que con no poca frecuencia son claramente abusivos y no se justifican”.
En algunos casos, donde los resultados hayan ocasionado pérdidas a causa de la pandemia, habrá que evaluar la eficacia y negociar un sistema de retribución ajustado a las circunstancias actuales, eliminando costes fijos que no correspondan al estado que padecemos con caída de beneficios por el covid. Así lo han entendido las grandes sagas empresariales, véase el caso de Ana Patricia Botín que ha reducido su retribución al 50 %.
La firma en blanco de la Unión Europea
Los errores, despistes y demás anécdotas sobre firmas ocurren en las mejores familias. Incluso los padres fundadores de la Unión Europea llegaron a firmar un libro en blanco. Lo que oyen. Por lo visto, se había negociado a toda prisa hasta la madrugada, y al final se decidió firmar sólo la portada y la última página para las firmas. En medio sólo había páginas en blanco. Al parecer, una cadena de inconvenientes impidió la impresión de los puntos negociados durante la noche. Las limpiadoras tiraron a la basura el borrador lleno de tachones, pensando que se trataba de basura, y para rematar los estudiantes contratados para mecanografiarlo se pusieron en huelga. Circunstancias de la vida.
¿Firmaría usted un documento en blanco relativo a su propia empresa? José Antonio de Echagüe Méndez de Vigo asevera: “Todos responderemos que no, por supuesto. Pero en la práctica eso es lo que hacemos cuando votamos a los políticos, sean del color que sean. Por cierto, que no es infrecuente que los accionistas de sociedades hagan lo mismo respecto a sus Administradores. Firmar contratos y cheques en blanco. Luego nos quejamos”.
Conclusiones finales sobre firmas y otros detallitos
Ante las dudas, consultar siempre con un abogado experto en el asunto. Recordad que la ignorancia de la ley no exime de su cumplimiento. Si los problemas se exponen con claridad, y se buscan soluciones consensuadas, se puede llegar a un acuerdo, pero cuando se actúa ocultando información, con actitudes opacas y dictatoriales, se bloquea toda negociación y se genera desconfianza.
Retos: transparencia contra la opacidad, generosidad frente al egoísmo, legalidad y ética como principios básicos.
Para tomar una decisión relevante es necesario reflexionar sobre todos los factores que atañen a la cuestión. En el caso de una empresa familiar, habrá que evaluar las consecuencias de rentabilidad financiera, fiscal, comercial, medioambiental, las repercusiones ante los familiares que trabajan en la empresa y ante los accionistas que no forman parte de la dirección, e incluso, las familias que buscan la excelencia se preocupan de la repercusión en la sociedad.
En caso de que surjan problemas no se puede improvisar, ni caer en el victimismo, sino demostrar con hechos y medidas constructivas que se puede avanzar hacia una solución que demuestre cambios de mejora. Informando a todas las partes vinculadas en los asuntos relevantes que les atañen. De ahí la presencia de consejeros independientes en los Consejos de Administración de algunas sociedades para aportar una visión externa y para revisar la situación real de la sociedad, sin inmiscuirse en intereses personales.
Recuerden que las cuentas anuales deben estar aprobadas por los accionistas que de esta forma dan el visto bueno a la gestión con todos sus derechos y obligaciones, no solo ratifican el reparto de dividendos.
José Antonio de Echagüe Méndez de Vigo matiza: “No necesariamente han de firmar todos los accionistas, lo que en muchos casos podría ser materialmente imposible. Los accionistas las aprueban, o no, en la Junta. Pero quienes las deben firmar son los Administradores o los miembros del Consejo de Administración respondiendo por ello”.
Firmado: Alfredo Muñiz.
Reacciones de distintos bufetes de expertos sobre las firmas
Las brillantes apreciaciones del maestro de consultores familiares del despacho de abogados y economistas José Antonio de Echagüe Méndez de Vigo han sido introducidas en el texto original, ya que matizaba oportunamente las afirmaciones esgrimidas por el economista Alfredo Muñiz. También contrastamos dudas legales con el abogado José Rey que ha sido tremendamente simpático al responder sobre el tema.
Por su parte la abogada María Tamargo opina: “Un artículo muy interesante y de última actualidad. Como jurista permíteme decirte que yo en blanco NO firmo nada. ¡Qué barbaridad! La confianza es la base de toda relación, cierto es, y deberíamos de poder poner la mano en el fuego por nuestra pareja, por nuestros hijos, por nuestros padres, hermanos, por nuestro compañero o compañera de trabajo, por nuestro jefe…, pero donde no impera el orden, no hay honor que valga y las traiciones siempre han estado presentes en la historia de cada Pueblo ayudando a que la Humanidad se dispersara. No corren tiempos buenos para abrir las puertas de tu casa sin mirar quién es y qué intenciones tiene. Ni firma en blanco ni carta blanca a nadie. Enhorabuena, Alfredo. Muy ilustrativo”.
La procuradora Marta Alperi asiente en cuanto a la interpretación jurídica sobre lo referente al uso legal de las firmas. Por otro lado, considera el artículo muy interesante, ilustrado con anécdotas desconocidas para la mayoría.
